新疆大学审计处档案管理制度

 

第一章  总 则

第一条  为规范档案的管理、查阅使用，有效地利用档案资源，逐步实现档案管理工作的规范化、制度化、科学化，依据《中华人民共和国档案法》《关于审计档案管理工作的规定》（国家审计署、国家档案局联合印发）和新疆大学相关规定，并结合审计处工作实际，制定本制度。

第二条  本制度所指档案主要是指审计处对校内各类项目审计、委托社会审计机构审计、校内其他材料的审核（审查）以及日常工作和学习中所直接形成的具有保存价值的各种纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史纪录。

第二章  档案的立卷归档

    第三条  对于审计项目，坚持谁审计、谁立卷的原则，做到审结卷成、定期归档。审计人员立卷时，应当遵循按性质分类、按单元排列、按项目组卷原则。

    第四条  日常工作中形成的其他档案资料，包括学校文件、报学校各种材料、学习资料、基层党组织建设材料等，由综合审计科统一进行分类归档保管。

第五条  各类资料的立卷归档要求如下：

（一）审计档案：不同审计项目不得合并立卷，跨年度的审计项目，在审计终结的年度立卷，并按档案馆要求归档。各科室形成的审计项目档案，由各科室自行整理移交档案馆。

（二）招标控价和科研审签资料：招标控价审核和科研审签资料由负责审核科室留存电子档。

（三）学校文件：对于学校下发的文件统一由保密员管理，存放于保密柜中，借阅时须签字登记，归还时核销。涉密文件借阅须经处领导同意方可借阅，确保文件在使用过程中受控。

（四）报送材料：报学校有关部门及其他业务主管部门的材料由经办科室留存电子档。

（五）在日常工作中形成的其他有价值的纸质档案资料，由单位统一管理，按类型存放。

    第六条  审计档案材料应当真实、完整、有效、规范，并做到遵循档案材料的形成规律和特点，保持档案材料之间的有机联系，区别档案材料的重要程度，便于保管和利用。

    第七条  各科室归档的材料应当齐全、完整；审计档案资料应当进行系统地排列、编目。

第三章  审计档案的范围与排列要求

    第八条  工程审计项目应归档的文件材料主要包括：

    （一）建设工程项目审计申请书；

    （二）工程预算编制情况；

    （三）施工合同(或复印件)；

    （四）工程量清单及验收资料；

（五）工程结算材料、审计意见书；

（六）委托审计相关资料；

    （七）其他有关材料。

第九条  非工程类审计档案材料主要包括以下几类：

    （一）立项类材料：审计委托书、审计通知书、审计方案等；

    （二）证明类材料：审计承诺书、审计工作底稿及审计证据等；

    （三）结论类材料：审计报告、审计报告征求意见书、被审计对象的反馈意见等；

    （四）备查类材料：审计整改通知书、被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料。

第十条 审计档案材料应当按下列四个单元排列：

    （一）结论类材料，按逆审计程序、结合其重要程度予以排列；

    （二）证明类材料，按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列；

    （三）立项类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列；

    （四）备查类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

    第十一条 审计档案内每组材料之间的排列要求：

    （一）正件在前，附件在后；

    （二）定稿在前，修改稿在后；

    （三）批复在前，请示在后；

    （四）批示在前，报告在后；

    （五）重要文件在前，次要文件在后；

（六）汇总性文件在前，原始性文件在后。

第十二条 审计工作底稿和证据的有关要求

（一）审计工作底稿应当由被审计单位负责人签名和盖章，同时审计人员和复核人员应共同签字确认；

（二）审计证据应当由被审计单位签名和盖章。

第四章 纸质审计档案的编目、装订

    第十三条 纸质审计档案主要包括下列要素：

    （一）案卷封面；

    （二）卷内材料目录；

    （三）卷内材料；

    （四）案卷备考表。

    第十四条 案卷封面应当采用硬卷皮封装；卷内材料目录应当按卷内材料的排列顺序和内容编制；案卷备考表应当填写立卷人、项目负责人、检查人、立卷时间以及情况说明。

   第五章 电子审计档案的建立与保管

    第十五条  在条件允许的情况下，可以为审计项目建立电子审计档案。

    第十六条  电子审计档案应当确保真实、完整、可用和安全，应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。电子审计档案主要包括以下内容： 

    （一）用文字处理技术形成的文字型电子文件；　

    （二）用扫描仪、数码相机等设备获得的图像电子文件；

    （三）用视频或多媒体设备获得的多媒体电子文件；

    （四）用音频设备获得的声音电子文件；

    （五）其他电子文件。

    第十七条  电子档案应当年末统一归档保管，涉及光盘、U盘等移动存储介质的，由专人保管。

第六章  档案的借阅

    第十八条  外单位人员借阅档案时，需要领导审批，履行签字手续，阅完应当及时归还；对于保密级档案，不可对外借阅。

    第十九条  审计处内部职工借阅档案，阅完后应及时归还入档。

    第二十条  凡利用档案的单位和个人，未按规定经过批准，不得擅自公布档案。

第七章  档案的移交

    第二十一条  应当向学校档案馆移交的档案，审计处由责任人与档案馆联系并在规定时间内办理移交事项。

    第二十二条  审计处内部档案管理人员更换时，须签署移交清单。

第八章　附 则

第二十三条　本制度由审计处负责解释，自发布之日起施行。   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

             

新疆大学审计处               2023年2月印发